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Mit dem Virtuellen Bauamt werden die Verfahren schneller, effizienter und bürgerfreundlicher/ Landratsamt programmiert eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung, um fehlende Schnittstelle zu überbrücken

Ende 2023 wurde durch das Land Baden-Württemberg der Weg zum „Virtuellen Bauamt“ freigegeben. Ziel ist es, Antragstellern und Behörden ein medienbruchfreies, digitales Verfahren vom Bauantrag bis zur Baugenehmigung zu ermöglichen. Eine Schnittstelle zwischen dem „Virtuellem Bauamt Baden-Württemberg“ (ViBa BW) und den jeweiligen Fachsoftwares der unteren Baurechtsbehörden gibt es bislang noch nicht. Als wichtige Ergänzung im Digitalisierungs- und Modernisierungsprozess der Baugenehmigungsverfahren hat der Rems-Murr-Kreis daher eine geeignete Übergangslösung zwischen ViBa BW und der Fachsoftware programmiert. Zum 1. Februar 2024 wurden im Rems-Murr-Kreis die Gemeinde Winterbach und die Stadt Welzheim an das Virtuelle Bauamt Baden-Württemberg angeschlossen. Die anderen Gemeinden im Zuständigkeitsbereich des Kreises werden folgen.

Landratsamt führt robotergesteuerte Prozessautomatisierung für Fachsoftware ein:
Damit die Daten von der Eingangs- und Onlineplattform des „Virtuellen Bauamts“ auch in die Fachsoftware der Baurechtsbehörde medienbruchfrei eingepflegt werden können, bedarf es einer Schnittstelle. Eine Schnittstelle zwischen dem „Virtuellen Bauamt Baden-Württemberg“ (ViBa BW) und den jeweiligen Fachsoftwares der unteren Baurechtsbehörden gibt es seitens der Landesverwaltung noch nicht. Diese Schnittstelle wurde zwar von der Landesverwaltung angekündigt, jedoch verzögert sich deren Einführung. Ohne diese Schnittstelle müssen derzeit in der Praxis die Daten durch die Beschäftigten der Baurechtsbehörden heruntergeladen, zwischengespeichert, abgetippt und zur Bearbeitung wieder in die Fachsoftware hochgeladen werden. Dies ist ein aufwendiger Medienbruch, der fehleranfällig ist und daher letztlich das Verwaltungsverfahren bisher nicht beschleunigt.

Die Baurechtsbehörde des Rems-Murr-Kreises hat deshalb mit dem Start und der Einführung des Digitalen Bauantrags zum 1. Februar 2024 eine Interimslösung mittels Robotic Process Automation (RPA) durch die hauseigene IT-Abteilung programmieren lassen. RPA ist dabei ein Ansatz zur Automatisierung von sich wiederholenden, manuellen, zeitintensiven oder fehleranfälligen Tätigkeiten durch sogenannte Softwareroboter. In diesem Kontext übernimmt der RPA-Roboter dabei die Funktion der Datenübergabe, indem er die Informationen der Plattform ViBa BW an die Fachsoftware weiterleitet und dort als digitale Akte anlegt. Mit der Einführung dieser Automatisierung hat der Rems-Murr-Kreis eine eigene Lösung entwickelt, bis landesseitig Lösungen verfügbar sind. Die Schnittstelle zwischen den beiden Verfahren ist sehr wichtig und wird mit dem RPA Roboter überbrückt, um Medienbrüche zu vermeiden und damit eine vollständige Ende-zu-Ende Digitalisierung zu realisieren.

Genehmigungsverfahren dauern in ganz Deutschland zu lang. Das ist für viele Unternehmen aber auch private Bauherren ein Hemmnis, nicht selten auch ein Ärgernis. Damit sich das ändert, ist ein „Virtuelles Bauamt“ unverzichtbar und daher ein begründetes Ziel des Landes Baden-Württemberg. Bisher fehlte es aber an den notwendigen Schnittstellen. Zumindest im Rems-Murr-Kreis ändert sich das jetzt schrittweise.

„Der Rems-Murr-Kreis hat das erklärte Ziel moderner und digitaler zu werden. Nach meiner Überzeugung müssen wir deshalb als Landkreisverwaltung bereit sein, immer wieder Dinge auszuprobieren und neue Wege zu gehen. Das Team unseres Bauamts hat sich daher als einer der Pilotlandkreise in Baden-Württemberg mit viel Engagement für das „Virtuelle Bauamt“ eingebracht. Die fehlenden Schnittstellen hindern uns aber schon viel zu lange daran, endlich auf die Zielgerade einzubiegen und Baugenehmigungsverfahren vollständig digital zu bearbeiten. Das bindet unnötige Ressourcen und passt nicht zu der Geschwindigkeit, mit der wir im Landrastamt an einer Umstellung auf vollständig digitale Akten und Prozesse arbeiten. Um nicht - weiterhin - bis zu einem landesweiten „Roll-out“ einer vollständig digitalen Lösung warten zu müssen, haben wir daher unsere eigenen Erfahrungen genutzt. Ich bin stolz, dass unser Team im Bauamt mit unserer IT-Abteilung eine eigene Lösung und damit sozusagen einen eigenen Schlüssel für die vollständig digitale Bearbeitung von Baurechtsanträgen entwickelt hat,“ erklärt Landrat Dr. Richard Sigel.

Für die Stadt Welzheim sagt Bürgermeister Bernlöhr: „Unser städtisches Bauamt hat gerne zugesagt, bei der digitalen Bauakte als eine von zwei Pilotkommunen dabei zu sein. Insbesondere die Schnittstellen bei den Fachverfahren bremsen die Kollegen an vielen Stellen immer noch aus, nicht nur im Baurecht, sondern an vielen Stellen. Voraussetzung für die gelingende digitale Verwaltung sind durchgängige digitale Prozesse. Deshalb sind wir gespannt, wie sich das digitale Bauamt in der Praxis bewährt und helfen gerne mit, die Verfahren effizient und bürgerfreundlich zu gestalten.“

Auch Bürgermeister Müller aus Winterbach freut sich über den Digitalisierungsfortschritt und sagt: „Der digitale Bauantrag ist ein weiterer wichtiger Schritt hin zum Digitalen Rathaus. Ich freue mich sehr, dass Winterbach zum Start mit dabei sein kann und unsere Einwohnerinnen und Einwohner und die Gemeindeverwaltung von den vielen Vorteilen wie zum Beispiel kürzere Bearbeitungszeiten und effizienteres Verwaltungshandeln profitieren werden.“

Eckdaten zum Baurechtsamt des Landratsamts Rems-Murr-Kreis:
Das Baurechtsamt des LRA Rems-Murr-Kreis ist als eine von 207 unteren Baurechts- und Denkmalschutzbehörden des Landes Baden-Württemberg für die Erteilung von Baugenehmigungen und baurechtlichen Maßnahmen zuständig. Das Amt beinhaltet die größte untere Baurechtsbehörde im Kreisgebiet und hat Genehmigungszuständigkeit für 13 Städte und Gemeinden. In den Zuständigkeitsbereich des Baurechtsamts fallen neben Bauanträgen/ Baugenehmigungsverfahren zum Beispiel auch Anträge auf Erteilung von Abgeschlossenheitsbescheinigungen, Befreiungs- und Abweichungsanträge und Bauvorbescheide. Im Jahr 2023 wurden durch die Baurechtsbehörde des Rems-Murr-Kreises Baugenehmigungen für 394 Gebäude/ Baumaßnahmen erteilt. Andere Genehmigungen wie Wohnungsabgeschlossenheitsbescheinigungen, Denkmalrechtliche Entscheidungen, Befreiungen etc. sind nicht enthalten in der Zahl. Im Baurechtsamt des LRA Rems-Murr-Kreis dauert aktuell ein Baugenehmigungsverfahren von der absoluten Vollständigkeit des Antrags (Stellungnahme Gemeinde, Stellungnahmen Träger öffentlicher Belange, Mängel in den Bauvorlagen beseitigt) bis zur Bescheidung im Durchschnitt 24 Kalendertage bei sowohl vollen Baugenehmigungsverfahren als auch bei vereinfachten Baugenehmigungsverfahren. Die Laufzeit eines Antrags vom Eingang bis zur Vollständigkeit ist abhängig von der Qualität der eingereichten Unterlagen und den Nachforderungen der verschiedensten Träger öffentlicher Belange.

Hintergrundinfo zum Virtuellen Bauamt:
Das Virtuelle Bauamt ist eine End-to-End-Lösung: von der Antragsstellung, über die Beteiligung von Behörden, Bearbeitung des Vorgangs bis zur Bekanntgabe der Entscheidung erfolgen alle Verfahrensschritte digital. Herzstück ist der digitale Vorgangsraum – ein Bereich, in dem Bauherr, Bauamt und alle anderen betroffenen Behörden direkt und simultan am Antrag arbeiten können. Die Digitalisierung stellt sicher, dass die benötigten Unterlagen vollständig eingereicht werden und reduzieren dabei den Organisationsaufwand. Durch den digitalen Bauantrag findet der Informationsaustausch zwischen Gemeinde und Baurechtsbehörde ohne Zeitverzögerung statt. Das macht die Antragsbearbeitung nicht nur schneller, sondern auch komfortabler. Das Ministerium für Landesentwicklung und Wohnen setzt beim Virtuellen Bauamt auf die Nachnutzung des „Digitalen Bauantrags“ aus Mecklenburg-Vorpommern im Sinne des „Einer-für-Alle-Prinzips (EfA)“. Dabei entwickelt ein Bundesland eine Software, die alle Bundesländer dann nutzen können.